Những lưu ý khi quyết định chọn mua máy photocopy

Những điều cần biết khi quyết định chọn mua máy photocopy

Xác định công suất của máy photocopy cần mua

Hay nói cách khác, bạn cần phải tính toán được số lượng nhân viên cũng như nhu cầu sử dụng máy photocopy của văn phòng mình. Từ đó, bạn sẽ xác định được kích thước cũng như tốc độ in, công suất hàng tháng của chiếc máy photocopy mà bạn cần mua. Thông thường, máy photocopy càng lớn thì tốc độ in càng nhanh và công suất in trong một tháng càng cao.

Nếu văn phòng của bạn nhỏ, số lượng nhân viên dưới 10 người thì bạn nên chọn chiếc máy photocopy có tốc độ sao in từ 30 – 40 trang/phút. Còn nếu văn phòng của bạn có từ 10 – 50 người, bạn hãy chọn chiếc máy photocopy nhanh hơn với tốc độ khoảng 40 – 50 trang/phút để tránh bị ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Còn nếu văn phòng của bạn mà có số lượng nhân viên nhiều hơn 50 người, bạn nên chọn chiếc máy photocopy có tốc độ sao in công nghiệp, với khả năng in lớn hơn 60 trang/phút.

Ngoài ra, việc lựa chọn máy photocopy dựa trên công suất của máy còn phải phụ thuộc vào nhu cầu sao in của văn phòng bạn. Bởi cũng có nhiều khi một văn phòng nhỏ, số lượng nhân viên ít nhưng nhu cầu sao in tài liệu lại rất lớn. Do vậy, trước khi chọn mua máy photocopy, bạn cũng nên xác định rõ ràng về nhu cầu in ấn của văn phòng mình.

Bạn muốn mua một chiếc máy photocopy màu hay là đen trắng?

Thông thường, trên thị trường, giá mực của một chiếc máy photocopy sẽ rẻ hơn nhiều so với giá mực của một chiếc máy in. Chính vì thế, bạn có thể chọn mua một chiếc máy photocopy màu, vừa có thể sao chép tài liệu, vừa có thể tạo ra các bản in màu khi cần thiết.

Còn nếu văn phòng của bạn không thường xuyên cần những bản in màu hoặc không có nhiều chi phí đầu tư ban đầu thì tốt nhất bạn nên chọn một chiếc máy photocopy đen trắng phù hợp nhất để tránh lãng phí.

Các tính năng của máy photocopy

Nếu bạn chỉ có nhu cầu sử dụng máy photocopy để sao chép tài liệu thì bạn nên chọn sản phẩm máy photocopy để tránh lãng phí. Còn nếu bạn mua máy photocopy để phục vụ cho công việc văn phòng thì tốt nhất bạn nên chọn những dòng máy đa chức năng. Vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiết kiệm diện tích phòng làm việc lại vừa tiết kiệm được những khoản tiền không nhỏ mua máy in, máy scan, máy fax,…

Ngoài ra, máy photocopy còn có rất nhiều tính năng khác mà có thể bây giờ bạn chưa dùng tới. Nhưng những tính năng này lại có thể sẽ rất hữu ích cho bạn trong tương lai. Vì thế, hãy cân nhắc thật kỹ nhé!

Giá thành của máy photocopy

Giá cả luôn là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc mua bất kỳ sản phẩm nào. Bạn cũng nên chọn những dòng máy phù hợp với nhu cầu, quan trọng hơn là phù hợp với túi tiền của mình. Đặc biệt, bạn nên chọn những địa chỉ uy tín cung cấp các thiết bị máy photocopy mà bạn cần mua.